百貨店との消し込み、
120時間を
3時間に。
注文書の取り込みから売上計上、
締め後の百貨店明細との突き合わせ、
入金消し込みまで。
実際の画面を、まず見てください。
「毎月7日ほど、受発注と入金消し込みに
時間を取られていました」
食品の製造・販売会社で、実際にこの業務を担当されている方に これまでの作業について伺いました。
ご担当者様
月の取引は約100件。照合するデータは約50,000桁に及びます。
毎月大きかったのが、取引先との受発注と入金消し込みです。
注文書の様式は各社バラバラで、手書きもあります。締め日や入金日も10日、15日、月末と取引先ごとに違います。
全店舗で帳票が違うため、店舗、商品、金額などを一つずつ照合する必要がありました。
百貨店ごとにExcelで集計表を作り、入金額と請求額を照合して1件ずつ消し込みます。
差額が出れば原因を調べ、取引先へ問い合わせ、社内でも精査します。入金が2回に分かれる取引先もあるため、単純な件数以上に手間がかかります。
この一連の作業に、毎月合計で7日ほどかかっていました。
帳票がまとめて届く日もあれば、1通も来ない日もあります。計画を立てて処理しにくい仕事でした。
新しい取引先が増えるたびにExcel集計表を一から作る必要もあります。
特定の担当者のマンパワーに頼っていたので、今後きちんと引き継げるのかという不安もありました。
2名が1日3時間、
月20日かけていた作業。
当日の受注と、
締め後の消し込みを分けて考える。
発生する時期は違います。 だから画面も処理も分けます。 ただし、元になる売上データは同じです。
注文書から売上登録まで
手書き、FAX、PDF、写真。 届いた帳票をそのまま取り込みます。
商品名・数量・単価を読み取り、 自社の商品マスタと突き合わせます。
人は確認して確定するだけ。 同じ内容を打ち直しません。
百貨店明細から入金消し込みまで
締め後に届く売上明細・支払明細を そのまま読み取ります。
売上データと百貨店明細を照合し、 差異がある箇所を絞ります。
人が見るのは差異のある箇所だけ。 確認後、そのまま消し込みまで進めます。
次に見るのは、
差異があるところだけ。
自社売上と百貨店明細を突き合わせ、 一致している行は確認対象から外します。 担当者が見るのは、差異が出た箇所だけです。
読み取った後に残る仕事まで、
Cho-AIで減らします。
百貨店ごとの書式変更に、人が合わせ続けない
FAX、PDF、手書きが混在しても、 帳票ごとに入力方法を変える作業を減らします。
読み取った商品を、自社の商品コードにつなぐ
文字を抜き出して終わりではありません。 商品マスタと突き合わせ、売上登録に使える状態にします。
同じ数字を、もう一度打ち直さない
注文書から読み取った内容を確認し、 そのまま売上データとして確定します。
月末は、差異がある行だけを見る
一致している行は確認対象から外します。 担当者は差異の理由だけを確認し、入金消し込みまで進めます。
OCRの月額ではなく、
月末に残る人の作業で比べてください。
安いOCRサービスはあります。 ただし、読み取った後に商品マスタ照合、売上登録、 百貨店明細との突き合わせが人に残れば、月120時間はなくなりません。
Cho-AIは、入金消し込みまでを一つの業務として減らします。
| 比較項目 | Cho-AI | D社 | A社 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 20万円〜 | 要見積り |
| 月額費用 | 98,000円 | 4万円〜 | 要見積り |
| 手書き・FAX・PDFの読み取り | ● | ● | ● |
| テンプレート登録なし | ● | プラン・機能による | サービスによる |
| 商品マスタとの照合 | ● | ― | ― |
| 売上データ登録まで連携 | ● | 別途連携 | 別途連携 |
| 百貨店明細との突き合わせ | ● | ― | ― |
| 入金消し込みまで | ● | ― | ― |
※ D社・A社は代表的なOCRサービスを想定した比較です。 料金・機能は公開情報をもとにした参考値で、契約条件により異なります。
人件費225,000円／月の作業を、
98,000円／月へ。
2名 × 1日3時間 × 月20日 × 時給1,875円で、 現在の作業コストは月225,000円。
Cho-AIは月98,000円。差額は月127,000円、年間1,524,000円です。
現在の人件費目安 225,000円／月。
Cho-AI 98,000円／月。
毎月127,000円の差が出ます。
初期費用 0円
- 帳票読み取り
- 商品マスタ照合
- 売上データ登録
- CSV出力
- 初期設定・マスタ登録サポート
- メール・オンラインサポート
※ 取引先数・月間枚数、 連携先、消し込み対象の範囲によって、 事前に確認します。
導入前に、先にお伝えすること。
- 初日から完全に無人になるサービスではありません。 最初は確認工程が必要です。
- 商品マスタの整備状況によって、 立ち上がり時の処理内容は変わります。
- 百貨店側の明細形式によって、 消し込みの進め方を事前に確認します。
御社の注文書を1枚、
百貨店明細を1枚。
実際にCho-AIへ通します。
売上登録まで何分かかるか。 消し込みで何件だけ確認すればよいか。
御社の帳票を使って、その場で確認します。
株式会社ネイティブクリエイション
Webシステム開発 / 業務システム導入支援
2006年設立
プライバシーマーク 第10825173号